Registre des appels d’offres

Ce modèle de registre  vous aide à faire le suivi des réponses  aux appels d’offre des fournisseurs.

En utilisant ce modèle du registre d’appel d’offres, vous pouvez enregistrer l’état actuel des soumissions effectuées pour votre projet. Ce suivi concerne :

  • L’énoncé des travaux
  • La demande d’information
  • La demande de proposition
  • Le contrat fournisseur

Le registre des appels d’offre permet de faire le  suivi de l’état actuel de chaque formulaire de soumission. Il enregistre, par exemple :

  • Le type de formulaire de soumission
  • La date d’acceptation du formulaire et son détail
  • Le statut de la soumission : Reçue, Approuvée, Diffusée
  • Le résultat de la soumission

En utilisant ce registre des appels d’offres, vous pouvez :

  • Surveiller et contrôler votre processus d’appel d’offres
  • Vous assurer que le processus d’appel d’offres est suivi
  • Identifier et résoudre tous les problèmes liés au dépôt des soumissions
  • Gardez une trace de l’état général de votre appel d’offre
  • Vous assurer que votre appel d’offres est complété dans les délais

Lors de l’achat de produits et services auprès de fournisseurs à travers le processus d’invitation à soumissionner, ce registre d’appel d’offres sera inestimable, car il vous aide à identifier l’état actuel des offres à tout moment. Vous pouvez donc surveiller et contrôler les évolutions de tout appel d’offres, de manière efficace.

Qu’est-ce qu’un formulaire de soumission ?

Un formulaire de soumission est émis par un fournisseur au cours du processus d’appel d’offres. Chaque formulaire de soumission permet à l’équipe de recueillir des informations concernant les fournisseurs potentiels afin qu’ils puissent présélectionner un ou plusieurs d’entre eux. L’ensemble des formulaires de soumission transmis par les fournisseurs sera suivi dans le registre des appels d’offres.

Quand dois-je utiliser un formulaire de soumission ?

Chaque fois que vous recenser un nouveau fournisseur, vous devez créer un ou plusieurs formulaires de soumission. Ils vous aident à garder le processus ouvert et visible au sein de votre organisation afin que vous puissiez prouver que votre processus d’appel d’offres a été exécuté de façon équitable. Les types de formulaires de soumission sont les «énoncé des travaux», «demande de renseignements» et «demande de proposition». Ce registre vous aide à les gérer en un seul endroit.

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