Processus de management des appels d’offres

Qu’est-ce qu’un processus de management des appels d’offres ?

Un processus de management des appels d’offres est une méthode formelle par laquelle les fournisseurs potentiels sont identifiés, évalués et sélectionnés pour la fourniture de produits (biens ou services) au projet. Le processus implique la création d’une série de documents d’appel d’offres précisant les exigences du projet, la réception des réponses aux appels d’offres et la sélection des fournisseurs, en se basant principalement sur la qualité de leurs réponses. Un processus de management des appels d’offres est utilisé pour s’assurer que la sélection des fournisseurs se passe d’une manière juste et équitable.

Bien qu’un certain nombre de types de processus de management des appels d’offres existent, ce document fournit un exemple concret d’un type particulier d’appel d’offres :

  • L’émission d’un énoncé des travaux (ou cahier des charges, qui décrit les exigences du projet) ;
  • La diffusion d’une demande d’information (demande de renseignements généraux du fournisseur) ;
  • La diffusion d’une demande de proposition (demandant le détail de la proposition du fournisseur) ;
  • La réception et l’évaluation de chacune des réponses;
  • Le choix d’un fournisseur, selon la qualité de son offre ;
  • La négociation d’un contrat formel avec le fournisseur choisi.

Quand utiliser un processus de management des appels d’offres

Un processus de management des appels d’offres est utilisé chaque fois qu’un produit doit être acquis de l’extérieur de l’entreprise et qu’un fournisseur n’a pas encore été choisi. Le processus de management des appels d’offres est initié immédiatement après l’approbation du plan des approvisionnements. Le processus d’appel d’offres est généralement effectué par le responsable des approvisionnements; Toutefois, pour les grands projets un comité d’appel d’offres peut être constitué pour superviser ce processus.

Sans un processus formel de management des appels d’offres, il serait difficile  de prouver que la méthode avec laquelle les fournisseurs ont été sélectionnés était rigoureuse et équitable. Le processus de management des appels d’offres est terminé lorsque les fournisseurs ont été sélectionnés et leurs contrats signés.

Comment utiliser ce modèle

Ce document fournit un guide sur les sujets généralement inclus dans un processus de management d’appel d’offres. Selon les besoins, des sections peuvent être ajoutées, supprimées ou redéfinies pour répondre à vos spécificités. Des exemples de tableaux, de diagrammes et de graphismes ont été ajoutés (quand cela était utile) pour fournir des conseils sur la façon de remplir chaque section.

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