Liste de contrôle pour le bureau des projets

Qu’est-ce qu’une liste de contrôle pour le bureau de  projet ? 

Le bureau de projet est situé dans les locaux ou travaille l’équipe de projet. Le bureau de projet contient également les infrastructures de communication et les technologies de l’information nécessaires pour soutenir le projet.

La liste de contrôle est un document qui répertorie les éléments nécessaires pour établir un bureau de projet et d’examiner son fonctionnement en cours.

La liste de contrôle contient une série de questions utilisées pour la mise en place du bureau de projet :

  • Si les locaux dédiés au projet sont adaptés ;
  • Si le matériel disponible est suffisant ;
  • Si tous les rôles nécessaires au projet ont été définis ;
  • Si les normes appropriées ont été documentées et respectées ;
  • Si les processus de management de projet ont été définis et sont conformes ;
  • Si les modèles de documents ont été créés et sont utilisés.

Bien qu’il soit habituel pour une équipe de projet qu’elle soit basée dans un emplacement central (un bureau de projet «physique»), une équipe de projet peut être dispersé dans différents pays à travers le monde. Dans ce cas, un bureau de projet «virtuel» est constitué. Avec la technologie disponible actuellement, des bureaux de projets virtuels sont de plus en plus fréquent d’autant plus que les problèmes de communication sont plus facilement résolus par e-mail, accès internet, logiciels d’accès à distance, réseau distant,  téléphones mobiles etc.

Quand utiliser une liste de contrôle pour le bureau de projet

Une liste de contrôle est utilisée immédiatement après l’établissement du bureau de projet  pour s’assurer qu’il comprend l’infrastructure nécessaire pour soutenir le projet. Il est également utile d’examiner le fonctionnement du bureau de projet sur une base régulière (en utilisant la liste de contrôle) pour s’assurer qu’il continue de soutenir le projet comme prévu initialement. 

Comment utiliser ce modèle 

Ce document fournit un guide sur les sujets généralement inclus dans une liste de contrôle pour la mise en place d’un bureau de projet. Selon les besoins, des sections peuvent être ajoutées, supprimées ou redéfinies pour répondre à vos spécificités. Des exemples de tableaux, de diagrammes et de graphismes ont été ajoutés (quand cela était utile) pour fournir des conseils sur la façon de remplir chaque section.

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