Formulaire des dépenses

Qu’est-ce qu’un formulaire de dépenses ?

Un formulaire de dépenses est un document qui est complété par un membre de l’équipe de projet pour demander le paiement d’une dépense sur le projet. Un formulaire de dépenses unique peut être rempli pour plusieurs dépenses engagées sur le projet. Quel que soit le type et le nombre des dépenses engagées, aucun paiement ne sera effectué qu’après l’établissement et la validation d’un formulaire de dépenses. Chaque formulaire de dépenses soumis doit inclure :

  • L’activité et les tâches énumérées dans le plan de projet pour lesquels la dépense a été effectuée ;
  • La date à laquelle la dépense a eu lieu ;
  • Le type de dépenses (main-d’œuvre, équipement, matériaux, services) ;
  • Une description détaillée de la dépense ;
  • Le montant de la dépense ;
  • Le bénéficiaire à qui le paiement doit être effectué ;
  • Le numéro de facture relative à la dépense (le cas échéant). 

Quand utiliser un formulaire de dépenses ?

Les formulaires de dépenses doivent être renseignés pour toutes les dépenses du projet, concernant le fournisseur, l’équipement, les matériaux et les services. Les dépenses totales du personnel peuvent être calculées à partir des feuilles de temps fournies au chef de projet régulièrement. Les formulaires de dépenses doivent être renseignés avec une fréquence hebdomadaire et fournis au chef de projet pour approbation. Après approbation, les informations relatives aux dépenses permettront de mettre à jour le registre des dépenses pour permettre au chef de projet de suivre les coûts du projet. La synthèse des dépenses permettra également d’enregistrer les «dépenses réelles» par rapport aux «budgets prévus». Les formulaires de dépenses sont renseignés pendant la phase « Exécution » du projet (c.-à-d.  la phase pendant laquelle les livrables sont réalisés) après l’achèvement du plan budgétaire.

Comment utiliser ce modèle ?

Ce document fournit un guide sur les sujets généralement inclus dans un formulaire de dépenses. Selon les besoins, des sections peuvent être ajoutées, supprimées ou redéfinies pour répondre à vos spécificités. Des exemples de tableaux, de diagrammes et de graphismes ont été ajoutés (quand cela était utile) pour fournir des conseils sur la façon de remplir chaque section.

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