Demande de proposition

Qu’est-ce qu’une demande de proposition ?

Une demande de proposition (DP) est un document qui est transmis à un groupe restreint de fournisseurs pour leurs permettre de décrire comment ils comptent répondre aux exigences d’approvisionnement du projet, comme indiqué dans l’énoncé des travaux (EDT). C’est lors de cette étape que les fournisseurs doivent communiquer les détails relatifs à :

  • Société (taille, secteur) ;
  • Solution (type, composants) ;
  • Formation (offert pour la solution) ;
  • Documentation (fourni avec la solution) ;
  • Prise en charge (disponible pour la solution) ;
  • Mise en œuvre (calendrier et mode de livraison) ;
  • Prix (de chaque produit).

La DP exige également que les fournisseurs s’engagent à une clause de confidentialité et a toute autre information jugée nécessaire à  l’équipe de projet.

Quand utiliser une demande de proposition

Une demande de proposition (DP) devrait être utilisée chaque fois qu’un processus d’appel d’offre est engagé  (c.-à-d. à chaque fois que l’on doit acquérir un produit de l’extérieur et qu’un fournisseur n’a pas encore été choisi). La DP est transmis juste  après le processus de demande d’information et que la liste des fournisseurs présélectionnés a été établie.

La demande de proposition est très similaire à la demande d’information. Le facteur clé de différenciation est que la DI exige de l’information synthétique de chaque fournisseur pour sélectionner une liste de fournisseurs potentiels, alors que la DP nécessite une proposition détaillée pour permettre à l’équipe de projet de sélectionner un fournisseur. Dans certains cas (en particulier pour les petits projets), il peut être nécessaire d’émettre seulement une DI pour sélectionner un fournisseur. Cependant, dans la plupart des cas, une proposition détaillée est nécessaire pour choisir le fournisseur.

La DP est généralement préparé par le responsable des approvisionnements et approuvée par le chef de projet. Elle est diffusée auprès des fournisseurs présélectionnés en même temps que l’énoncé des travaux, qui définit en détail les exigences en matière d’approvisionnement du  projet. 

Comment utiliser ce modèle ?

Ce document fournit un guide sur les sujets généralement inclus dans une demande de  proposition. Selon les besoins, des sections peuvent être ajoutées, supprimées ou redéfinies pour répondre à vos spécificités. Des exemples de tableaux, de diagrammes et de graphismes ont été ajoutés (quand cela était utile) pour fournir des conseils sur la façon de remplir chaque section.

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