Demande d’information fournisseurs

Qu’est-ce qu’une demande d’information ?

Une demande d’information (DI) est un document qui est délivré à un ensemble de fournisseurs potentiels afin de leur permettre de décrire comment ils vont répondre aux exigences du projet comme indiqué dans l’énoncé des travaux (EDT). Les DI ne concernent que des informations synthétiques au sujet de la :

  • Société (taille, secteur) ;
  • Offre (produits, formation, documentation, support) ;
  • Approche (mode de livraison, délais, prix).

La DI exige également que les fournisseurs s’engagent sur une clause de confidentialité et toute autre information jugée nécessaire pour l’équipe du projet.

Quand utiliser une demande d’information

Une DI  doit être utilisée chaque fois qu’un processus d’appel d’offre est entamé (c.-à-d. chaque fois que l’acquisition d’un produit est nécessaire et que le fournisseur n’est  pas encore choisi). La DI est diffusée (avec l’énoncé des travaux) en tant que premier document relatif au processus d’appel d’offres. Après la publication de la DI, une liste restreinte de fournisseurs est sélectionnée par l’équipe de projet. On adresse alors aux  fournisseurs présélectionnés une demande de proposition (document de l’appel d’offre), qui fournira le détail  décrivant comment le fournisseur compte répondre aux besoins d’approvisionnement du projet.

La demande de proposition (DP) est très similaire à la demande d’information (DI).  Le facteur clé de différenciation est que la DI contient une information synthétique de la part de chaque fournisseur pour sélectionner une liste de fournisseurs potentiels, alors que la DP nécessite une proposition détaillée de la part de chaque fournisseur pour permettre à l’équipe de projet d’en sélectionner un. Dans certains cas (en particulier pour les petits projets), on peut se contenter d’une DI pour sélectionner un fournisseur; cependant, dans la plupart des cas, une proposition détaillée est nécessaire à travers le processus d’appel d’offre pour prendre la décision.

La DI est généralement rédigée par le responsable des approvisionnements et approuvée par le chef de projet. Elle est diffusée en même temps  que l’énoncé des travaux (EDT) auprès des fournisseurs présélectionnés.  L’EDT définit les exigences en matière de passation des marchés pour le  projet.

Comment utiliser ce modèle

Ce document fournit un guide sur les sujets généralement inclus dans une demande d’information. Selon les besoins, des sections peuvent être ajoutées, supprimées ou redéfinies pour répondre à vos spécificités. Des exemples de tableaux, de diagrammes et de graphismes ont été ajoutés (quand cela était utile) pour fournir des conseils sur la façon de remplir chaque section.

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