Contrat fournisseur

Qu’est-ce qu’un contrat fournisseur?

Un contrat fournisseur est un accord entre l’équipe de projet («Projet») et une entreprise externe («Fournisseur») pour l’acquisition d’un ensemble de produits pour répondre aux exigences d’approvisionnement du projet. Le contrat fournisseur est un document juridique qui est utilisé comme base pour les paiements du fournisseur. Le contrat définit précisément :

  • Les produits (biens et services) à délivrer par le Fournisseur ;
  • Les responsabilités du projet et du fournisseur dans l’acquisition des produits ;
  • Les points de contrôle pour s’assurer que l’acquisition se déroule comme prévu ;
  • Les prix pour chaque produit acquis ;
  • Les processus de facturation et de paiement ;
  • Les termes et conditions applicables.

Quand utiliser un contrat fournisseur

Un contrat de fournisseur doit être utilisé chaque fois qu’un accord formel est nécessaire entre le projet et un fournisseur pour l’acquisition de produits (biens et services) pour le projet. Un contrat fournisseur est généralement documenté dans la dernière phase du processus d’appels d’offres, après la réception des offres suite à la demande de proposition (DP) et après la sélection du fournisseur. Dès que  le contrat du fournisseur est approuvé, le processus de management des approvisionnements est lancé et le fournisseur devra alors commencer à fournir les produits nécessaires pour le projet.

Le contrat fournisseur est généralement préparé par le responsable des approvisionnements et approuvé par le chef de projet (ou le commanditaire). Sans un contrat fournisseur officiel en place, il peut devenir difficile de contrôler le processus de passation des marchés. En outre, l’équipe de projet (et le fournisseur) peuvent être exposés au risque de voir le paiement en souffrance en raison du manque de satisfaction du client. Pour atténuer ce risque, le contrat fournisseur doit être clairement rédigé en décrivant les livrables et les responsabilités des deux parties pour s’assurer que le processus de management des approvisionnements se déroule efficacement et équitablement.

Comment utiliser ce modèle

Ce document fournit un guide sur les sujets généralement inclus dans un contrat fournisseur. Selon les besoins, des sections peuvent être ajoutées, supprimées ou redéfinies pour répondre à vos spécificités. Des exemples de tableaux, de diagrammes et de graphismes ont été ajoutés (quand cela était utile) pour fournir des conseils sur la façon de remplir chaque section.

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